Beschwerdesystem

Als globales Unternehmen nehmen wir bei Matthews International das Thema Compliance sehr ernst. Neben der Einrichtung eines konzernweiten Compliance Management Systems (CMS) ist unser Beschwerdesystem "Matthews Ethics" ein wichtiger Baustein zur Sicherstellung der Compliance innerhalb unseres Konzerns. Unser Online-Portal (http://www.matw-ethics.com/ - bitte beachten Sie, dass Sie durch Anklicken des Links die Saueressig-Website verlassen und zu unserem externen Anbieter weitergeleitet werden) und die telefonische Kontaktnummer 0800 1812396 (innerhalb Deutschlands) stehen den Mitarbeitern von Matthews International, allen Vertragspartnern und Dritten zur Verfügung. Für die eingereichten Beschwerden gelten die folgenden Verfahrensregeln:

Geschäftsordnung für das Meldesystem

1. Wer kann sich an das Meldesystem wenden?

Das Berichtssystem steht allen Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und sonstigen Dritten zur Verfügung.

2. Welche Beschwerden können Sie einreichen?

Das Meldesystem ist ein vertraulicher Kanal, über den Sie Fragen stellen und/oder Bedenken über tatsächliches oder potenzielles Fehlverhalten, Verstöße gegen Vorschriften oder Gesetze sowie Verstöße gegen die Matthews-Richtlinien melden können. Fragen oder Bedenken können sich auf alle Themen beziehen, die in unserem Matthews-Verhaltenskodex behandelt werden, z. B. Umwelt- und Menschenrechtsfragen, Umgang mit Unternehmenseigentum, Kartellrecht, Korruption und Bestechung, Datenschutz und Informationssicherheit.

3. Wie erhalten Sie Zugriff auf das Meldesystem?

Sie können die Matthews Ethik-Hotline entweder über unser externes Meldesystem(http://www.matw-ethics.com/) oder unter der Telefonnummer 0800 1812396 (innerhalb Deutschlands) erreichen. Für Anrufe aus anderen Ländern als Deutschland finden Sie eine Liste mit allen Telefonnummern unter http://www.matw-ethics.com/.

4. Was geschieht mit Ihrem Bericht?

Wenn Sie die Nummer anrufen, wird Ihr Anruf von einem Call-Center-Agenten entgegengenommen. Nachdem Sie Ihre bevorzugte Sprache ausgewählt haben, werden Sie von einer automatischen Stimme durch den Vorgang geführt. Wenn Sie Ihr Anliegen über das Online-System melden, erhalten Sie eine Empfangsbestätigung. Eine elektronische Zusammenfassung Ihrer Meldung oder Anfrage wird nur an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, die den Sachverhalt prüfen und über das weitere Vorgehen entscheiden. Je nach den Umständen können verschiedene Matthews-Einheiten an der Untersuchung beteiligt sein, wie z. B. die Rechtsabteilung, die Personalabteilung, die Konzernsicherheit, die Konzernrevision oder die Abteilung EHS. Beide Systeme ermöglichen auch eine anonyme Kontaktaufnahme zwischen Ihnen und dem Untersuchungsteam, zum Beispiel um zusätzliche Informationen auszutauschen. So können Sie sich jederzeit nach dem Stand Ihrer Meldung erkundigen. Sie können entweder erneut die Hotline anrufen oder, wenn Sie sich für die Nutzung des Online-Formulars entschieden haben, sich auf der Website mit Ihrer Fallnummer und Ihrem Passwort anmelden. Einzelheiten über das Ergebnis der Untersuchung, einschließlich der getroffenen Maßnahmen, sind vertraulich. Die Untersuchungsteams arbeiten so effizient wie möglich an der Überprüfung und Lösung von Problemen. Jede Untersuchung ist anders und kann daher unterschiedlich lange dauern. Sie erhalten eine Rückmeldung, wenn eine Untersuchung abgeschlossen ist.

5. Gibt es Vergeltungsmaßnahmen?

Matthews duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder sich an einer Untersuchung beteiligen, selbst wenn sich die Bedenken letztendlich als unbegründet erweisen. Sie brauchen also keine Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten, wenn Sie Ihre Bedenken äußern oder Rat suchen. Die Mitarbeiter von Matthews, die mit Fällen betraut werden, sind geschult, die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen zu wahren. Wir halten uns auch an den Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig", was bedeutet, dass nur diejenigen Zugang zu den Informationen haben, die sie zur Bearbeitung eines Falles benötigen. Wir befolgen auch den Grundsatz der Unabhängigkeit. Die Sachbearbeiter sind unparteiisch und unabhängig bei der Bearbeitung der Fälle und unterliegen der Schweigepflicht.

6. Können Sie anonym bleiben?

Meldungen können anonym eingereicht werden. Wenn Sie den Fall weiterverfolgen oder weitere Informationen weitergeben möchten, können Sie uns jederzeit erneut kontaktieren, auf Wunsch auch anonym.

7. Wer ist für das System verantwortlich?

Die Rechtsabteilung von Matthews ist zuständig.